1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
Natalia Smoczyńska, Bodyfix
ul. Szkolna 28
87-400 Golub-Dobrzyń
tel. 696 111 020
e-mail: gabinet.bodyfix@gmail.com
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z administratorem telefonicznie pod numerem 696 111 020 lub mailowo: gabinet.bodyfix@gmail.com.
2. Jakie dane zbieramy
Przetwarzamy tylko dane, które są potrzebne do kontaktu i umówienia wizyty.
Dane podawane przez formularz kontaktowy:
- imię i nazwisko,
- numer telefonu,
- adres email,
- preferowany termin wizyty,
- treść wiadomości, jeśli ją wpiszesz,
- informacja o zaznaczeniu zgody RODO.
Dane podawane telefonicznie:
- imię i nazwisko,
- numer telefonu,
- informacje potrzebne do ustalenia terminu wizyty lub rodzaju usługi.
Informacje o zdrowiu. W polu wiadomości nie musisz podawać informacji o stanie zdrowia — szczegóły omówimy podczas wizyty. Jeśli je podasz, przetwarzamy je wyłącznie w celu umówienia i przygotowania wizyty, na podstawie Twojej wyraźnej zgody.
Dane o korzystaniu ze strony (np. odwiedzone podstrony, przybliżona lokalizacja, typ urządzenia) zbieramy przez Google Analytics wyłącznie wtedy, gdy zaakceptujesz wszystkie pliki cookies.
3. W jakim celu przetwarzamy dane
Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
- aby odpowiedzieć na wiadomość wysłaną przez formularz kontaktowy,
- aby skontaktować się telefonicznie lub mailowo w sprawie wizyty,
- aby zaproponować i potwierdzić termin wizyty,
- aby prowadzić bieżącą komunikację dotyczącą umówionej wizyty,
- aby zabezpieczyć ewentualne roszczenia związane z kontaktem lub realizacją usługi.
Nie wykorzystujemy danych z formularza do wysyłki newslettera ani automatycznego marketingu.
4. Podstawa prawna przetwarzania
Dane osobowe przetwarzamy na podstawie:
- zgody osoby, która wypełnia formularz kontaktowy lub przekazuje dane telefonicznie — art. 6 ust. 1 lit. a RODO,
- wyraźnej zgody — w przypadku informacji o zdrowiu podanych w wiadomości — art. 9 ust. 2 lit. a RODO,
- zgody na pliki cookies analityczne (Google Analytics) i mapę Google — art. 6 ust. 1 lit. a RODO,
- działań podejmowanych przed zawarciem umowy lub wykonaniem usługi, czyli umówienia wizyty — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
- prawnie uzasadnionego interesu administratora, którym jest kontakt z pacjentem, obsługa zapytań i ochrona przed ewentualnymi roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie będziemy mogli odpowiedzieć na wiadomość ani umówić wizyty.
5. Okres przechowywania danych
Dane z formularza kontaktowego i dane podane telefonicznie przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi zapytania i umówienia wizyty.
Po zakończeniu kontaktu dane mogą być przechowywane dłużej tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do ochrony przed ewentualnymi roszczeniami lub gdy wymagają tego przepisy prawa.
Co do zasady dane kontaktowe przechowujemy nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej poprosisz o ich usunięcie i nie ma podstawy prawnej do dalszego przechowywania.
6. Prawa użytkownika
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych,
- sprostowania danych, jeśli są nieprawidłowe lub nieaktualne,
- usunięcia danych, jeśli nie ma podstaw do ich dalszego przetwarzania,
- ograniczenia przetwarzania danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody.
Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z administratorem pod numerem 696 111 020 lub mailowo: gabinet.bodyfix@gmail.com. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.
Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.
7. Przekazywanie danych innym podmiotom
Nie sprzedajemy danych osobowych i nie przekazujemy ich podmiotom trzecim w celach marketingowych.
Dane mogą być dostępne wyłącznie dla osób upoważnionych do obsługi kontaktu i umawiania wizyt w Bodyfix.
Dane mogą być przekazywane dostawcom usług technicznych, z których korzystamy. Przetwarzają je wyłącznie na nasze zlecenie i nie mogą wykorzystywać ich do własnych celów marketingowych:
- EmailJS — techniczna obsługa wysyłki formularza kontaktowego,
- Google (Google Ireland Ltd. / Google LLC) — poczta e-mail gabinetu, Google Analytics (tylko po zgodzie na cookies) oraz Mapy Google (tylko po zgodzie lub kliknięciu „Pokaż mapę”),
- Netlify — hosting strony internetowej,
- Supabase (Supabase, Inc.) — system elektronicznych zgód pacjentów używany w gabinecie (serwery we Frankfurcie, w Unii Europejskiej; szczegóły w punkcie 8).
Część tych dostawców ma siedzibę lub serwery w USA. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
8. Elektroniczne zgody pacjenta w gabinecie
Przed wizytą pacjent może wypełnić na tablecie w gabinecie formularz zgody na świadczenie: dane osobowe, numer PESEL (albo dokument tożsamości), wybrane usługi, odpowiedzi na pytania o przeciwwskazania zdrowotne, oświadczenia i podpis. Szczegółową informację o przetwarzaniu tych danych (klauzulę RODO dla pacjentów) pacjent otrzymuje na tablecie przed podpisaniem zgody.
- Formularz zgody jest częścią dokumentacji medycznej i jest przechowywany przez okres wymagany przepisami (najczęściej 20 lat).
- Dane są przechowywane w systemie Supabase na serwerach w Unii Europejskiej (Frankfurt). Numer PESEL, odpowiedzi o zdrowiu, podpisy i dokumenty zgody są szyfrowane. Dostawca ma siedzibę w USA — ewentualny dostęp z państwa trzeciego odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
- Podpis zapisujemy wyłącznie jako obraz — nie zbieramy danych o sposobie jego składania (nacisk, prędkość).
- Dane nie pozostają na tablecie. Gdy w gabinecie nie ma internetu, zgoda czeka na tablecie w postaci zaszyfrowanej, nieczytelnej na urządzeniu, i wysyła się automatycznie po przywróceniu połączenia.
- Odpowiedzi o zdrowiu widzi wyłącznie fizjoterapeuta. Dostęp do zgód mają tylko upoważnione osoby z gabinetu, po zalogowaniu z weryfikacją dwuetapową; każde otwarcie zgody jest odnotowywane.
9. Bezpieczeństwo danych
Dbamy o to, aby dane osobowe były chronione przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą, przypadkową zmianą lub zniszczeniem.
Dostęp do danych mają wyłącznie osoby, które potrzebują ich do obsługi kontaktu i umówienia wizyty.
Strona jest dostępna wyłącznie przez szyfrowane połączenie (HTTPS). Panel gabinetu wymaga hasła i kodu z aplikacji w telefonie (weryfikacja dwuetapowa), a dane pacjentów w systemie zgód są dodatkowo szyfrowane.
10. Data ostatniej aktualizacji
Data ostatniej aktualizacji polityki prywatności: 24 października 2026 r.